Cách ngăn công ty B2B đặt hàng khi hóa đơn quá hạn

Một công ty có đơn hàng theo điều khoản thanh toán Net 30 đã quá hạn 20 ngày. Sáng nay, công ty đó đặt thêm một đơn hàng nữa. Nếu bạn bán buôn theo điều khoản thanh toán, bạn cần cách xử lý tình huống này. Dưới đây là các lựa chọn trong Shopify, từ thao tác thủ công đến chặn thanh toán.

1. Tìm công ty quá hạn

Trong trang quản trị Shopify, vào Khách hàng > Công ty để xem đơn hàng của một công ty.

2. Gửi lời nhắc

Gửi lời nhắc thanh toán từ đơn hàng bằng menu Thao tác khác, hoặc sử dụng lời nhắc thanh toán theo lịch của Shopify nếu cửa hàng của bạn hỗ trợ. Lời nhắc có thể thúc đẩy người mua thanh toán nhưng không chặn đơn hàng tiếp theo.

3. Ngăn đơn hàng mới theo cách thủ công

• Gỡ điều khoản thanh toán khỏi địa điểm cho đến khi đơn hàng quá hạn được thanh toán. Người mua vẫn có thể đặt hàng bằng phương thức thanh toán khác, chẳng hạn thẻ.
• Trì hoãn hoàn tất đơn hàng: chấp nhận đơn hàng nhưng chờ đến khi nhận được thanh toán mới hoàn tất đơn hàng. Cách này không ngăn được các đơn hàng mới.

Cả hai cách đều phụ thuộc vào việc có người phát hiện đơn hàng quá hạn, hành động và nhớ hoàn tác thay đổi sau đó.

4. Tự động chặn đơn hàng mới ở bước thanh toán

Một quy tắc thanh toán có thể kiểm tra xem công ty có đơn hàng nào quá hạn vượt quá thời gian ân hạn bạn đã đặt hay không. Ví dụ, với thời gian ân hạn 7 ngày, khách hàng sẽ bị chặn hoàn tất thanh toán nếu đơn hàng vẫn chưa được thanh toán sau ngày đến hạn 7 ngày. Người mua sẽ thấy đơn hàng nào quá hạn, số tiền cần thanh toán và cách thanh toán. Khi đơn hàng quá hạn được thanh toán, công ty có thể tiếp tục đặt hàng mà nhóm của bạn không cần thay đổi cài đặt thanh toán.

Hãy quyết định các chi tiết sau trước khi bật tính năng chặn ở bước thanh toán:

• Thời gian ân hạn: chọn số ngày sau ngày đến hạn để chờ nhận được khoản thanh toán trước khi chặn khách hàng hoàn tất thanh toán.
• Ngoại lệ: quyết định khi nào nhóm của bạn có thể cho phép một đơn hàng cụ thể, chẳng hạn đơn hàng theo mùa hoặc công ty đã đồng ý thanh toán.
• Thông báo: cho người mua biết đơn hàng nào quá hạn, số tiền phải trả, nơi thanh toán và cách liên hệ nhóm của bạn.
• Đơn hàng ngoài bước thanh toán: đơn hàng nháp do nhóm của bạn tạo, đơn hàng POS và đơn hàng qua API không đi qua quy tắc thanh toán trực tuyến. Hãy bảo đảm nhóm của bạn thấy được khi nào một công ty bị chặn.