Jak zablokować firmę B2B, gdy faktura jest zaległa

Firma ma zamówienie z warunkami płatności Net 30, którego termin płatności minął 20 dni temu. Dziś rano złożyła kolejne zamówienie. Jeśli sprzedajesz hurtowo na warunkach płatności, potrzebujesz sposobu na zarządzanie takimi sytuacjami. Oto dostępne w Shopify rozwiązania – od ręcznej obsługi po blokowanie podczas realizacji zakupu.

1. Sprawdź, kto zalega

W panelu administracyjnym Shopify przejdź do Klienci > Firmy, aby znaleźć zamówienia firmy.

2. Wyślij przypomnienie

Wyślij przypomnienie o płatności z poziomu zamówienia, wybierając Więcej działań, albo skorzystaj z zaplanowanych przypomnień o płatności Shopify, jeśli są dostępne w Twoim sklepie. Przypomnienia mogą skłonić kupującego do zapłaty, ale nie blokują kolejnych zamówień.

3. Ręcznie zapobiegaj nowym zamówieniom

• Usuń warunki płatności z lokalizacji do momentu opłacenia zaległego zamówienia. Kupujący nadal może jednak złożyć zamówienie, korzystając z innej metody płatności, na przykład karty.
• Opóźnij realizację zamówienia: przyjmij zamówienie, ale wstrzymaj jego realizację do momentu otrzymania płatności. Nie zapobiegnie to składaniu kolejnych zamówień.

Oba podejścia wymagają, by ktoś zauważył zaległe zamówienie, podjął działania i pamiętał o późniejszym cofnięciu zmiany.

4. Automatycznie blokuj nowe zamówienia podczas realizacji zakupu

Reguła realizacji zakupu może sprawdzać, czy firma ma zamówienie zaległe dłużej niż wynosi ustawiony okres karencji. Na przykład przy 7-dniowym okresie karencji realizacja zakupu zostaje zablokowana, gdy zamówienie pozostaje niezapłacone przez siedem dni od terminu płatności. Kupujący widzi, które zamówienie jest zaległe, jaka kwota pozostała do zapłaty i jak dokonać płatności. Po opłaceniu zaległego zamówienia firma może ponownie składać zamówienia bez konieczności zmieniania ustawień realizacji zakupu przez Twój zespół.

Ustal poniższe szczegóły, zanim włączysz blokowanie na etapie realizacji zakupu:

• Okres karencji: określ, ile dni po terminie płatności dajesz na zaksięgowanie wpłaty, zanim realizacja zakupu zostanie zablokowana.
• Wyjątki: określ, w jakich sytuacjach Twój zespół może zezwolić na konkretne zamówienie, na przykład zamówienie sezonowe lub zamówienie firmy, która zobowiązała się do zapłaty.
• Komunikat: poinformuj kupującego, które zamówienie jest zaległe, jaka kwota pozostała do zapłaty, gdzie można dokonać płatności i jak skontaktować się z Twoim zespołem.
• Zamówienia składane poza procesem realizacji zakupu: wersje robocze zamówień tworzone przez Twój zespół, zamówienia POS i zamówienia składane przez API nie podlegają regule realizacji zakupu online. Zadbaj o to, aby Twój zespół wiedział, kiedy firma jest zablokowana.