Zo voorkom je dat een B2B-bedrijf bestelt terwijl een factuur achterstallig is

Een bedrijf heeft een bestelling met betalingsvoorwaarden Net 30 waarvan de betaling al 20 dagen achterstallig is. Vanochtend heeft het bedrijf opnieuw een bestelling geplaatst. Als je groothandel verkoopt op betalingsvoorwaarden, moet je dit soort situaties kunnen beheren. Dit zijn de mogelijkheden in Shopify, van handmatige stappen tot blokkering tijdens het afrekenen.

1. Zoek op welk bedrijf een achterstallige bestelling heeft

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Klanten > Bedrijven om de bestellingen van een bedrijf te bekijken.

2. Stuur een betalingsherinnering

Verstuur vanuit de bestelling een betalingsherinnering via Meer acties, of gebruik de geplande betalingsherinneringen van Shopify als deze in je winkel beschikbaar zijn. Herinneringen kunnen kopers aansporen om te betalen, maar blokkeren geen volgende bestelling.

3. Nieuwe bestellingen handmatig tegenhouden

• Betalingsvoorwaarden verwijderen van de locatie totdat de achterstallige bestelling is betaald. De koper kan mogelijk nog steeds een bestelling plaatsen met een andere betaalmethode, zoals een creditcard.
• De afhandeling uitstellen: accepteer de bestelling, maar wacht met de afhandeling totdat de betaling binnen is. Dit voorkomt niet dat er meer bestellingen worden geplaatst.

Bij beide aanpakken moet iemand de achterstallige bestelling opmerken, actie ondernemen en er later aan denken de wijziging ongedaan te maken.

4. Nieuwe bestellingen automatisch blokkeren bij de checkout

Een checkoutregel kan controleren of een bedrijf een bestelling heeft die langer achterstallig is dan de ingestelde respijttermijn. Bij een respijttermijn van 7 dagen wordt het afrekenen bijvoorbeeld geblokkeerd als een bestelling zeven dagen na de vervaldatum nog onbetaald is. De koper ziet welke bestelling achterstallig is, welk bedrag nog betaald moet worden en hoe diegene kan betalen. Zodra de achterstallige bestelling is betaald, kan het bedrijf weer afrekenen zonder dat je team de checkoutinstellingen hoeft aan te passen.

Bepaal deze punten voordat je de checkoutblokkering inschakelt:

• Respijttermijn: bepaal hoeveel dagen na de vervaldatum je een betaling nog de tijd geeft om binnen te komen voordat het afrekenen wordt geblokkeerd.
• Uitzonderingen: bepaal wanneer je team een specifieke bestelling mag toestaan, bijvoorbeeld een seizoensbestelling of een bedrijf dat heeft toegezegd te betalen.
• Bericht: vertel de koper welke bestelling achterstallig is, welk bedrag nog betaald moet worden, waar diegene kan betalen en hoe diegene contact kan opnemen met je team.
• Bestellingen buiten het afrekenen: conceptbestellingen die je team aanmaakt, POS-bestellingen en API-bestellingen lopen niet via de checkoutregel voor online bestellingen. Zorg ervoor dat je team kan zien wanneer een bedrijf geblokkeerd is.